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START YOUR DAY WITH A priority LIST
Lists are always a good idea. Everyday, I create a list of the most crucial items that need to get done within a workday. I always try to do this the night before so that I wake up already knowing what’s on deck. Making this list at the end of the day gives me peace of mind. It lets me unwind and decompress because I know that I’m organized before going to sleep. I’ll fall asleep easy because I know that I can hit the ground running in the AM.
The number of to-dos can vary.There are plenty of productivity/time management articles that will tell you to always write down a certain number (often 6 or 7), but I think it’s silly to fixate on that. Your list is unique to you and your job. just try to strike a balance between pushing yourself to get the most out of your day, and being realistic about what you can reasonably accomplish. You don’t want your list to become discouraging because it’s too overwhelming. For me, this list most often varies between five and ten items.
I always organize my list with the most crucial or hardest things first.This works wonders for motivation. a lot more on this below, but checking off the scary things first makes every subsequent task seem easier and a lot more manageable.
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TIME BLOCKING and CALENDARIZING
Time blocking and calendarizing are arguably the two most critically crucial time management strategies for me.
With time blocking, you give all tasks and activities dedicated, uninterrupted blocks of time so that you achieve them efficiently.
You’ll understand this if you’ve ever taken an hour to write a simple email because you keep getting interrupted by other things. give yourself a dedicated block of time for each item on your list. Then, during that dedicated time, only focus on completing that one task.
For me, that even includes a 15 minute chunk in the morning and afternoon to check my texts. then another chunk of time to check the news. I’ve found that one of the biggest game-changers here is time blocking emails. I don’t check my emails as they come in throughout the day. Instead, I give myself a block of time in the morning and in the afternoon to read and respond to emails. everything that comes in during the interim has to wait. Of course, if a particularly urgent email comes in at another time, my assistant knows to alert me to those types of emergencies.
Once you come up with a list of tasks and the dedicated chunks of time needed to achieve them, it’s time to put everything into your calendar.
Not just the “big things” that involve other people (like meetings, calls, etc.), but also the “solo” projects and even the small, mundane tasks. email correspondence, invoice processing, going to the gym, checking your bank statements, etc. If it’s on your calendar with dedicated time, (a) you’ll actually get to it and (b) you won’t be in a constant mental whirlwind of “wait what else was I supposed to do this afternoon?” Designating time frames for tasks ensures they’ll be completed, and not simply fall off the list.
When it comes to structuring your day and organizing your calendar, think about when you’re most productive.
I’m most productive in the mornings, so I like to get my “solo” work projects knocked out first. These are the items at the top of my priority list, and they’re usually what I’d consider the “hardest.” As the day wears on and I get tired, that’s when I love to do meetings, calls, etc. because talking to people energizes me. So, when my own natural energy is diminishing, I get external stimulation from those activities which provides a pick-me-up.
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ELIMINATE DISTRACTIONS
We all know how easy it is to get distracted or fall down an instagram rabbit hole. So you have to build in safeguards against that. ioNon solo disattivare le notifiche telefoniche durante il giorno, ma in realtà attivo costantemente il mio telefono in modalità aereo, quindi non c’è tentazione nemmeno di guardare lo schermo e vedere una raffica di notifiche elencate.
Anche la gestione e la comunicazione del team devono essere efficienti. Potrei scrivere un intero post sulla gestione e la comunicazione del team. Vale comunque la pena notare qui che è bene far sapere ai tuoi colleghi che lavori meglio dal blocco del tempo, dal calendari e dal disattivazione delle notifiche in modo da gestire con successo le aspettative del team. Se sanno che è così che strutturerai la tua giornata, sapranno di non interromperti e di (a) tenere domande fino a dopo, o (b) inviarti domande ecc. Su Slack, ma non ti aspettate una risposta fino al momento Hai assegnato più tardi nel corso della giornata.
Naturalmente, questo non è sempre possibile o pratico. Ci sono sempre giorni in cui si svilupperà qualcosa di urgente e non puoi essere così rigido che non sei in grado di saltare fuori dalla tua routine e affrontare qualcosa che è sensibile al tempo. Ma ho scoperto che il 90% delle interruzioni non è veramente sensibile al tempo. È solo qualcosa che un collega ha in mente in quel momento o un’e -mail che arriva in modo casuale quando sei nel mezzo di un altro compito. Per il 10% dei problemi urgenti effettivi, sii flessibile e affrontali, ma se segui questi metodi, scoprirai di riguadagnare il controllo della tua vita e del tuo tempo durante l’altro 90% della tua settimana di lavoro.
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Rimani pulito e organizzato
Questo sembra ovvio, ma è uno a cui devo lavorare sodo. Non sono naturalmente qualcuno che trova felicità e soddisfazione innate nell’avere una casa o uno spazio di lavoro perfettamente immacolati. Non sono Marie Kondo/Monica Geller e la mia idea di un sabato divertente non coinvolge un produttore di etichette o un viaggio al negozio di container.
Devo lavorarci e fare uno sforzo consapevole. Ho imparato come l’organizzazione essenziale non sia solo alla chiarezza mentale e alla produttività, ma anche alla gestione del tempo. La quantità di tempo che ho perso al liceo, al college, ecc. Perché non riuscivo a ricordare dove ho salvato un determinato file o non riuscivo a trovare quel vestito che volevo indossare: mi fa venire le vertigini a pensarci . Ci vogliono 30 secondi per mettere via qualcosa in modo organizzato, ma ci vogliono 30 minuti (o più!) Per strappare la tua casa o l’ufficio alla ricerca di quando tutto è in disordine. Ricorda questo ogni volta che non hai voglia di mettere via qualcosa.
Questi suggerimenti di gestione del tempo sono utili?
Nel complesso, questi sono cambiamenti davvero positivi che puoi apportare al tuo giorno per sentirti molto di più in controllo del tuo tempo e della tua produttività. Riconosci che non ogni giorno sarà perfetto e non è necessario scoraggiarti se perdi un oggetto da fare o il blocco del tuo tempo esce dal colpo.
La cosa criticamente cruciale da fare è usare questi suggerimenti come quadro e iniziare a costruire queste abitudini. Anche se non va senza soluzione di continuità, starai ancora molto meglio di quanto non fossi altrimenti. Nel tempo, inizierai a sentirti come se avessi molto più controllo. Non fare troppa pressione su te stesso, perché questo ha lo scopo di essere utile. Non dovresti mai sentirti come se avessi “fallito” al punto in cui rinunci all’intero sistema. Fai un passo alla volta, un giorno alla volta, e sarai felice di averlo fatto.